Ajankohtaista
Kirjoittanut: Enna-Liina Böök
Asiakas ja käyttötapaus
Kiipulasäätiö
Projektin aikataulu
14 viikon pilotti + jatkuva käyttö
Kiipulasäätiö
Kiipulasäätiön ylläpitämä Kiipulan ammattiopisto tarjoaa ammatillista erityisopetusta kymmenellä paikkakunnalla Etelä-Suomessa. Oppilaitos tukee opiskelijoita, jotka tarvitsevat yksilöllistä ohjausta ja vaativaa erityistä tukea opintojensa aikana. Työllään oppilaitos edistää arvoja, jotka liittyvät yhdenvertaisuuteen, saavutettavuuteen ja yhteiskunnan monimuotoisuuden vahvistamiseen.
Säätiönä Kiipulasäätiö on vastuullinen hyvän edistäjä, jonka arvot; aikaansaavuus, ihmisyys ja kumppanuus, viestivät empaattisesta ja ihmisläheisestä toiminnasta. Säätiölle onkin myönnetty parempaa yhteiskuntaa rakentavasta toiminnastaan Yhteiskunnallinen yritys –merkki.
Kiipulasäätiö edistää digitaalisuuden ja tekoälyn hyödyntämistä toiminnassaan. Nive Forms –lomaketta hyödyntämällä säätiö panostaa digitaaliseen ratkaisuun, joka tukee sujuvaa ja saavutettavaa opiskelijapolkua.
Kiipulan yhteishaku Nive Formsin avulla – Näin se eteni
Hakemusliitteiden keräys
Yhteishaun aikana Kiipulan hakijamäärät kasvavat merkittävästi, ja hakemusten käsittelyyn liittyy suuri määrä liitetiedostoja. Ammattiopistossa opiskelee vuositasolla noin 1300 opiskelijaa. Yhteishaussa aloituspaikkoja on 370 ja hakijoita yleisesti lähes tuhat. Hakijoiden lähettämät liitteet ovat henkilökohtaisia ja niiden tietoturvallinen siirto ja käsittely on kriittistä. Ammattiopisto on vastaanottanut liitetiedostoja turvasähköpostin kautta ja siirtänyt ne manuaalisesti M-Files-järjestelmään. Tämä toimintatapa on osoittautunut virheherkäksi ja vie merkittävästi tietotyöntekijöiden aikaa.
Säätiöllä oli tarve tietoturvallisen ratkaisulle, joka mahdollistaisi liitetiedostojen sujuvan keräämisen ja tallentamisen suoraan M-Files-järjestelmään, ja tukisi samalla säätiön tavoittelemaa saavutettavaa toimintaa.
Ammattiopisto löysi toimivan ratkaisun Niven uudesta verkkolomakesovelluksesta. Sen avulla hakijat voivat lähettää liitteensä helposti ja nopeasti suoraan opiston M-Files-järjestelmään.
Projektin aikataulu
Nive toteutti Kiipulasäätiölle kolmen kuukauden pilotin, jossa Nive Formsin käyttöönoton lisäksi ratkaisua kehitettiin Kiipulalta saadun palautteen perusteella. Pilotti toteutettiin ratkaisun kehityksen lomassa ja sen aikana sovellus kehittyi ja sai lisää toiminnallisuuksia.
Yksinkertaisena käyttötapauksena projektin ensivalmistelu ja vaatimusmäärittelyn laatiminen oli nopeaa. Ennen varsinaista käyttöönottoa ratkaisun arkkitehtuuriin tehtiin merkittävä muutos, jonka myötä Formsille kehitettiin erillinen Admin -käyttöliittymä.
Adminin avulla Forms-lomakkeiden konfigurointi tapahtuu M-Files-adminin sijaan responsiivisessa verkkokäyttöliittymässä. Ratkaisun kehityksen ja laadunvarmistuksen jälkeen sovellus oli valmis käyttöönottoon yhteishakua varten.
Asennuksen jälkeen ratkaisu oli käytössä koko yhteishaun ajan, jolloin sen toimivuutta testattiin todellisessa käyttöympäristössä ja havaittuja ongelmia ratkaistiin nopealla aikataululla. Pilotin päätyttyä Kiipulasäätiö päätti jatkaa ratkaisun käyttöä osana normaalia hakuprosessia.
Kolmen kuukauden pilotti ja esivalmistelut kestivät yhteensä 14 viikkoa, joihin sisällytettiin seuraavat askeleet:
- Suunnittelu ja vaatimusmäärittely (viikko 1-3): Asiakkaan tarpeet käytiin huolellisesti läpi, ja samalla varmistettiin, että ratkaisun muutokset valmistuvat ajoissa yhteishakua varten.
- Tekninen toteutus ja laadunvarmistus (viikko 2-5): Ratkaisu kehitettiin tukemaan uutta arkkitehtuuria, ja sen yhteydessä toteutettiin sovelluksen tietoturva-, saavutettavuus- ja toiminnallisuustestaukset.
- Asennus ja käyttöönotto (viikko 5-9): Ratkaisu asennettiin asiakkaan palvelimelle ja ratkaisun oikeanmukainen toiminta ympäristössä varmistettiin.
- Ylläpito ja jatkokehitys (viikko 9-14): Ratkaisua ylläpidettiin koko yhteishaun ajan ja sen käytön yhteydessä tehtiin parannuksia havaittuihin kehityskohteisiin
Hakemusliitteiden keräys
Forms admin – Käyttöliittymä
Lomakkeenhallintajärjestelmä (admin) mahdollistaa lomakkeiden tekemisen ja hallinnoinnin Formsin ympäristössä. Admin -käyttöliittymän kehitys oli tarpeellinen niin Niven, Kiipulasäätiön kuin muidenkin asiakkaiden kannalta. Yhteishakuun asennetun version Admin – käyttöliittymä oli tietoturvallinen mutta toimintavarmuudeltaan ja käyttökokemukseltaan puutteellinen, minkä vuoksi Kiipulasäätiön yhteishaun lomake konfiguroitiin Niven toimesta.
Admin-käyttöliittymää kehitettiin pilotin aikana tukemaan asiakkaan itsenäistä lomakkeiden konfigurointia.
Alun perin adminiin kirjauduttiin käyttäjän henkilökohtaisella M-Files-lisenssillä, mutta päivityksen myötä kirjautuminen laajennettiin tukemaan myös Entra ID: tä. Tämän lisäksi adminiin kehitettäviä toiminnallisuuksia oli lomakkeiden syöttökenttien ja kenttäryhmien lisäys sekä niiden liittäminen M-Files-järjestelmän ominaisuuksiin.
Tämä mahdollisti M-Files-valintalistojen käyttämisen monivalintakentissä. Adminiin kehitettiin myös toiminnallisuudet kielten lisäystä ja käännösten editointia varten.
Tulokset
Nive Forms toimi nopeana lomakkeenluontiratkaisuna, jonka avulla Kiipulasäätiö sai käyttövarman lomakkeen toimintaan ennen yhteishaun alkamista.
Liitteiden kerääminen ammattiopiston hakijoilta saatiin digitaalisesti sujuvaksi. Lomakkeen täyttö on käyttökokemukseltaan laadukas ja saavutettava niin tietokoneella kuin mobiililaitteellakin, ja nostattaa Kiipulasäätiön asiakastyytyväisyyttä. Hakuprosessi on tehostunut myös hakemusliitteiden käsittelyn ja hallinnan kannalta Formsin M-Files-integraation ansiosta ja manuaalinen työ on vähentynyt.
Toimitettuun ratkaisuun ollaan tyytyväisiä ja sen käyttöä jatketaan osana ammattiopiston hakuprosessia. Kiipulasäätiö ja Nive jatkavat yhteistyötä ratkaisun kehittämiseksi.
