Ajankohtaista
Työaikakirjaukset ja -seuranta
Työaikaseurantajärjestelmiä uudistetaan työpaikoilla, sillä paperikirjaukset, WhatsApp viestit tai Excel taulukot eivät ole enää tehokkaita järjestelmiä työajan seurantaan, varsinkin jos kyse on suuremmasta työyhteisöstä tai jos työtunteja halutaan tarkastella pitemmällä aikavälillä ja suunnitella paremmin henkilöstöresurssien käyttöä. Vanhat työajankirjausmenetelmät ovat vaihtuneet erilaisiin selainohjelmistoihin tai mobiililaitteilla toimiviin työaikasovelluksiin.
Miksi seurata työaikoja?
Lain mukaan kaikkien työnantajien on seurattava ja pidettävä kirjaa työntekijöiden tehdyistä työtunneista sekä niistä suoritetuista korvauksista. Kirjaukset on pidettävä tallessa kaksi vuotta, ja ne on säilytettävä tietoturvallisesti. Laissa ei ole määritelty, millä tavalla työajanseuranta on toteutettava, joten työantaja saa itse päättää kirjataanko tehdyt työtunnit paperille, Exceliin vai työajanseurantajärjestelmään.
Työaikakirjauksen lisäksi työajanseuranta kertoo myös työntekijöiden työmäärästä ja siitä, miten työaika jakaantuu eri projektien tai työntekijöiden kesken. Projektikohtainen työajanseuranta kertoo projektien tehokkuudesta ja kehittämistarpeista. Esimerkiksi kuukausittainen koonti voi paljastaa, että tiettyihin projektin osa-alueisiin ei käytetä tarpeeksi henkilöstöresursseja tai että tietyt toiminnot vievät liikaa aikaa.
Liikkuvan työn työaikakirjaukset
Ongelmia
- Työpäivän jälkeen ei muisteta kirjata tunteja toimistolla koneelle tai paperille
- Mikäli työpäivä pitää jakaa työtehtävittäin tai projekteittain on hankala muistaa oikeat työajat myöhemmin
- Työaikojen kirjaaminen vie aikaa, jos kirjauksien tekemiseen käytetään hankalia järjestelmiä ja ne on tehtävä työpäivän jälkeen
- Paperiset lomakkeet voivat kadota
Mobiilin työajanseurannan hyödyt
- Mobiililaitteella työaikojen kirjaaminen tapahtuu helposti ja nopeasti paikan päällä
- Työtunnit voi helposti jakaa projekti- tai tehtäväkohtaisesti
- Tiedot pysyvät varmasti tallessa
- Kirjauksen yhteyteen voi liittää kuvia ja dokumentteja esimerkiksi kuiteista tai matkamittarista
- Sijaintitiedon avulla voidaan varmistaa kirjauksen aika ja paikka tarvittaessa
Sijainnin käyttäminen mobiilissa työajanseurannassa
Mobiilissa työajanseurannassa työnantaja voi kerätä sijaintitietoja työaikakirjauksen yhteydessä, mikäli siihen on laillinen käsittelyperuste. Pelkkä työntekijän suostumus ei riitä sijaintitietojen keräämiseen ja ei näin täytä laillista käsittelyperustetta. Tietosuojavaltuutetun mukaan käsittelyperuste sijantitietojen keräämiselle voidaan saada, jos työntekijä tekee työtään kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa eikä työajan valvontaan ole käytettävissä muita, yksityisyyden suojaan vähemmän puuttuvia keinoja.
Nive Notiksella voidaan kerätä turvallisesti sijaintitietoja työaikakirjauksen yhteydessä, mikäli tarve vaatii ja käsittelyperusteet ovat kunnossa. Sijaintia käytetään vain kirjauksen luontihetkellä, eikä seurantaa tapahdu muulloin, vaikka sovellus olisikin taustalla auki. Työntekijöiden kanssa on tärkeää keskustella ja sopia yhteisistä toimintatavoista ja korostaa sitä, että sijaintia ei seurata jatkuvasti.
Nive Notis työaikakirjaamisen apuna
Nive Notiksella kirjaat helposti ja nopeasti esimerkiksi työajat, poissaolot, työmatkat ja ylityöt. Työaikakirjauksen yhteydessä työ voidaan luokitella tehtävittäin tai tiettyyn projektiin liittyväksi. Projektien tehokkuutta ja edistymistä voidaan seurata erilaisten kaavioiden ja yhteenvetojen kautta M-Files-ohjelmalla.
Kerättävät tiedot ja sovelluksen ulkoasu ovat muokattavissa tarpeen mukaan, jotta kirjaaminen on helppoa ja tarvittavat tiedot tulee kerättyä. Työaikojen kirjaaminen onnistuu helposti iOS- tai Android-mobiililaitteella paikasta riippumatta. Kirjaus voidaan tehdä myös tietokoneella suoraan taustajärjestelmään.
Näin helposti teet työaikakirjauksen Nive Notiksella
Nive Notis
Nive Notis -raportointiratkaisu mukautuu tarpeisiisi. Raportoitavat havainnot ja havaintoihin merkittävät tiedot ovat konfiguroitavissa.