News

Kiinteistöhuollon palveluprosesseihin lisää tehokkuutta raportoinnilla

Kiinteistöhuollon tehtävänä on huolehtia kiinteistöjen toimivuudesta, jotta asukkailla on turvallinen ja toimiva ympäristö asua. Kiinteistöhuollon tehtäviin kuuluu esimerkiksi kulutusmittarien lukeminen, pihan kunnossapito ja asukkailta tulevat palvelu- ja korjauspyynnöt. Asukkailla on yleensä monta tapaa ilmoittaa kiinteistöhuoltoon korjauspyyntöjä, mutta suosituin tapa on puhelimella soittaminen, lomake tai sähköpostiviestintä.

Tarkastellaan palvelupyyntöjen lähettämisestä korjaustoimenpiteisiin välistä palveluprosessia

Prosessin voidaan olettaa etenevän seuraavasti: Asukas tekee ilmoituksen kiinteistöhuoltoon, että alarapun ulko-ovi on rikki. Kiinteistöhuolto vastaanottaa ilmoituksen valitsemassaan viestintäkanavassa. Viestin vastaanottaja ilmoittaa huoltomiehelle, että kiinteistössä on ulko-ovi rikki. Huoltomies menee kiinteistöön tarkistamaan tilanteen ja toteaa, että tarvittavia työkaluja ei ole mukana. Huoltomies hakee tarvittavat työkalut ja varaosat varastolta. Huoltomies pääsee vihdoin korjaamaan rikkoutuneen ulko-oven. Ovi on korjattu ja asukas on tyytyväinen, kun kylmää ilmaa ei pääse enää rappuun, mutta toiminta olisi voinut olla nopeampaa sillä ovi oli koko päivän auki, vaikka ilmoitus tehtiin aamulla.

Ongelmat perinteisessä palveluprosessissa ja miten ne voitaisiin korjata

Ongelmia ovat turhat välivaiheet palveluprosessissa, jotka eivät tuota asiakkaalle lisäarvoa. Näitä välivaiheita ovat esimerkiksi korjaajan turhat käynnit kiinteistön ja varaston välillä. Tarkemmalla alkutiedolla voitaisiin välttää turhat käynnit ja korjaajalla olisi etukäteen tieto tarvittavista välineistä ja korjattavasta kohteesta. Toinen mahdollinen ongelma on useiden viestintäkanavien käyttö, joka aiheuttaa viivästystä tiedonkulussa ja prosessin etenemistä on vaikea seurata.

Laadukas alkutieto auttaa korjaajaa valmistautumaan oikein, jolloin korjaajalla on mukana oikeat työkalut ja selkeä suunnitelma toimenpiteestä. Korjaajan ei tarvitse käyttää tällöin kallista aikaa edestakaisin liikkumiseen. Yhtenäinen viestintäkanava niin asiakkaan, kiinteistöhuollon ja korjaajan välillä auttaa tallentamaan kaikki tarpeelliset tiedot korjausprosessista.

Huoltopyynnön teko Nive Notiksella: Asukas tekee huoltopyynnön Nive Notis -havainnointisovelluksella suoraan kiinteistöhuoltoon. Huoltopyyntöön kirjoitetaan kiinteistö ja sen tarkemmat tiedot. Huoltopyynnön kentät voidaan täyttää myös automaattisesti ovesta löytyvällä QR-koodilla. Huoltopyyntöön laitetaan liitteeksi kuva oven saranasta, joka on rikki. Huoltopyynnöstä lähtee ilmoitus kiinteistöhuollolle ja asukas voi seurata ilmoituksen etenemistä.

 

Tehokkaan palveluprosessin hyödyt

Nopea toiminta huoltoyhtiöltä lisää asiakastyytyväisyyttä ja motivoi asiakasta jatkossa ilmoittamaan huoltoa vaativista asioista. Toinen asiakashyötyä saava on isännöitsijä, joka valitsee ja kilpailuttaa huoltoyhtiöt hoitamaan taloyhtiön asioita. Nopea ja tehokas huoltotoimenpide, asiointi sekä viestintä lisää asiakastyytyväisyyttä ja luotettavuutta huoltoyhtiötä kohtaan. Huoltoyhtiölle tyytyväiset asiakkaat tarkoittavat pitempiaikaisia asiakkuussuhteita ja liikevaihdon kasvua. Tiedolla voidaan myös johtaa, kun tietoa on riittävästi ja mitattavat asiat ovat selkeitä.

Haluatko kuulla lisää ratkaisustamme kiinteistöhuollon tarpeisiin? Ota rohkeasti yhteyttä tai käy kurkkaamassa lisää käyttötapauksia kiinteistöhuoltoalalle täältä!

Nive Notis

Nive Notis -raportointiratkaisu mukautuu tarpeisiisi. Raportoitavat havainnot ja havaintoihin merkittävät tiedot ovat konfiguroitavissa.